Datenschutzordnung

(entsprechend der Satzung des TV 1882 Harheim e.V. §23 (1) e))

 

Die folgenden Informationen geben einen Überblick über die Verarbeitung personen­bezogener Daten durch den TV 1882 Harheim e.V. und die Rechte, die sich ab dem 25.05.2018 aus der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) ergeben.

 

1. Verantwortlichkeit und Ansprechpartner

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich ist der TV 1882 Harheim e.V.

Die Kontaktdaten lauten:

TV 1882 Harheim e.V.

Geschäftsstelle

Riedhalsstraße 26

60437 Frankfurt

 

lsbh-Mitgliedsnummer: 24204

 

Telefon: 06101-4992030

E-Mail: geschaeftsstelle[at]tv-harheim.de

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die folgende E-Mail-Adresse:

E-Mail: datenschutz[at]tv-harheim.de

2. Rechtsgrundlage

Zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?

Der TV Harheim verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-DSGVO,

• Art. 6 Abs. 1 Buchst. b - Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages: Zu den vertraglichen Vereinbarungen zählen u.a. die Mitgliedschaft, die Annahme eines Kurs-Angebotes, eine Spende, der Arbeitsvertrag.
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. f - Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten. Hierunter fällt z.B. der Besuch der Webseite, das Angebot für Koronarsport.
• Art. 6 Abs. 1 Buchst. a - Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung Hierunter fällt beispielsweise die Veröffentlichdung von Bildern.

3. Erhebung der Daten

Aus welchen Quellen stammen die Daten?

Der TV 1882 Harheim e.V. (hier genannt „TV Harheim“) verarbeitet personenbezogene Daten, die er im Rahmen der Mitglieder-, Kurs-, teilnehmenden Nichtmitglieder- bzw. Personalakten­verwaltung von Beschäftigten [1] von der betroffenen Person erhält.

Darüber hinaus erhält er Daten von folgenden öffentlichen und nicht öffentlichen Stellen:

• Von Dritten, für die die betroffene Person eine Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt hat oder eine rechtliche Befugnis zur Datenübermittlung besteht (z.B. Krankenkassen, Betreuer/in)
• Vom Arbeitsamt für die Bestätigung über Bildung und Teilhabe

 

Welche Daten werden verarbeitet?

Es werden folgende Kategorien personenbezogener Daten von (Nicht-) Mitgliedern/ Kurs­teilnehmern bzw. beim TV Harheim Beschäftigten verarbeitet:

• Adresse/Kontaktdaten (z.B. auch von Dritten wie Betreuer/in, Kontaktdaten)
• Personendaten (z.B. Name, Titel, Geburtsdatum)
• Bankverbindung/Mandat (z. B. IBAN, Namen und Adresse eines/einer Dritten, sofern ein entsprechendes Mandat erteilt wurde)
• Buchungsbelege (z.B. zu Forderungen, Zahlungen, Lastschrift)
• archivierter Schriftwechsel (ausgehender und eingehender Schriftverkehr zum Mitglieds-/Beschäftigtenkonto)
• Historie des Beitragskontos / der Personalakte (z. B. Datum einer Anschriftenänderung, einer Forderungs-/Zahlungsbuchung, Telefongesprächsnotizen)

 

Bei Mitgliedern/Kursteilnehmern zusätzlich:

• Daten zum Mitgliedskonto (z.B. Mitgliedsnummer, Anmeldedatum und -art, Zahlungs­modalitäten, Saldo des Beitragskontos)
• Daten zu Befreiungen und/oder Ermäßigungen (z. B. Antragsdatum, Zeitraum der Befreiung/Ermäßigung)
• Mahnmaßnahmen (z. B. Mahnung)
• bei Teilnehmern im Koronarsport sind auch krankheitsbezogene Daten ausschließlich dem betreuenden Übungsleiter und dem betreuenden Arzt bekannt.

Die Website https://www.tv-harheim.de wird gehostet bei IONOS by 1&1. Datenschutzhinweise des Anbieters finden Sie unter https://www.ionos.de/hilfe/datenschutz. Diese nutzt die Anwendungen IONOS Webhosting und IONOS WebAnalytics. Daher werden von Besuchern der Website folgende Daten erhoben, die direkt bei der Erhebung anonymisiert werden:

• Referrer (zuvor besuchte Webseite)
• Angeforderte Webseite oder Datei
• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Verwendeter Gerätetyp
• Uhrzeit des Zugriffs
• IP-Adresse in anonymisierter Form (wird nur zur Feststellung des Orts des Zugriffs verwendet)

Die Daten von IONOS Webhosting werden aus berechtigtem Interesse er­hoben, um die Sicherheit und Stabilität des Angebots zu gewährleisten und den Webseiten­besuchern ein Höchstmaß an Qualität bereitstellen zu können. In IONOS WebAnalytics werden Daten ausschließlich zur statistischen Auswertung und zur technischen Optimierung des Webangebots erhoben. Die Besucherdaten werden 21 Tage gespeichert. Die Besucherdaten werden NICHT an Dritte weitergegeben.

 

4. Speicherung der Daten

Mit dem Beitritt eines Mitglieds bzw. bei Kursanmeldung bzw. bei Anmeldung zum Koronar­sport werden die im Kapitel 3 genannten Daten aufgenommen. Diese Informationen werden in dem vereinseigenen EDV-System gespeichert. Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitglieds­nummer zugeordnet.

Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein grundsätzlich intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszwecks nützlich sind (z.B. Speicherung von Kontaktdaten) und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

Der TV Harheim setzt entsprechend Art. 32 Abs. 1 DSGVO-EU

„Unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und …. treffen der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter geeignete technische und organisatorische Maßnahmen um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.“

technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) um, z.B.

• Rechner und Programme können nur von berechtigten Mitarbeitern genutzt werden. Hierzu hat jeder Mitarbeiter einen personenspezifischen Account, d.h. muss sich mit seinem persönlichem Benutzernamen und Passwort erst am Rechner und dann ggf. noch bei den Programmen anmelden.
• Dokumente auf Papier mit personengebundenen Daten werden in geschlossenen Schränken und/oder Räumen aufbewahrt.
• Regelmäßige Datensicherung
• Werden E-Mails an mehrere Empfänger gesendet wird hierzu die „bcc“ (=Blind Carbon Copy) genutzt.

Ziel ist es dass diese Daten weder vernichtet (Verfügbarkeit), verändert (Integrität) oder unbefugt offen gelegt (Vertraulichkeit) werden (siehe Art. 32 Abs. 2 DSGVO-EU).

 

5. Nutzung der Daten

Der TV Harheim erhebt die in Kapitel 3 genannten Daten ausschließlich für den Zweck der Verfolgung eigener Vereinsziele und zur Mitglieder/Beschäftigtenbetreuung und -verwaltung.

Daten Dritter werden ausschließlich genutzt, soweit dies für die Verfolgung eigener Vereinsziele notwendig ist. Hierbei beschränkt sich die Nutzung auf diejenigen Zwecke, für die der TV Harheim die Daten erhoben oder erhalten hat (siehe Kapitel 3).

Der Verein nutzt die ihm vorliegenden Daten nur für Spendenaufrufe und Werbung zur Erreichung der eigenen Ziele des Vereins.

 

6. Verarbeitung (insbesondere Übermittlung)

Wer bekommt die Daten?

Innerhalb des TV Harheim erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur jeweiligen rechtmäßigen Aufgabenerfüllung benötigen. Auch vom TV Harheim beauftragte externe Dienstleister können zu diesen Zwecken personenbezogene Daten erhalten, wenn sie Garantie dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit der EU-DSGVO erfolgt und den Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet. In diesem Sinne können Empfänger von personenbezogenen Daten sein:

• Geldinstitute
• Sonstige Dritte, für die die betroffenen Personen eine Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben oder eine rechtliche Befugnis zur Datenübermittlung besteht (z.B. Betreuer/in, Krankenkasse)
• Externe Dienstleister für telefonische und schriftliche Sachbearbeitung/Abrechnung mit den Krankenkassen
• Für Beschäftigte (s.o.) zusätzlich Sozialversicherungsstellen

 

Dachverbände, z.B. LSBH, erhalten von den Mitgliedern ausschließlich anonymisierte Daten.

 

Die Daten von Funktionsträgern des Vereins (z.B. Name, Kontaktdaten, Funktion) werden an die Dachverbände und an das Vereinsregister übermittelt.

Veröffentlichungen in Verbandszeitschriften und in sonstigen allgemein zugänglichen Publikationen erfolgen genauso wie Pressemitteilungen und -auskünfte nur in personen­bezogener Form, wenn es sich um ein Ereignis von öffentlichem Interesse handelt. Dabei wird darauf geachtet, dass die schutzwürdigen Belange der Betroffenen gewahrt werden. Ausschlaggebend ist, ob die Veranstaltung, über die berichtet werden soll, öffentlich ist oder war, was der Betroffene gegenüber der Presse selbst erklärt hat und was die Presse ihrerseits in Erfahrung bringen konnte.

Der TV Harheim erhält für seine Vereinszwecke auch Zuwendungen von öffentlichen Stellen. Sollte in diesem Zusammenhang für die Nachweisführung der ordnungsgemäßen Verwendung die Übermittlung von dem Verein vorliegende personenbezogene Daten zwingend notwendig sein, so ist der Verein hierzu berechtigt.

Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder. Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Ehrungen sowie Feierlichkeiten am schwarzen Brett, im Newsletter und im Programm des Vereins bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung am schwarzen Brett.

Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert.

Da die Bekanntgabe von Mitgliederdaten für Werbezwecke (z.B. an Firmen, Sponsoren) nicht vom Vereinszweck gedeckt ist, werden diese Daten auch nicht weitergegeben. Im Rahmen einer Mitgliederversammlung kann über Ausnahmen entschieden werden.

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Es findet keine Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland (Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. dem Europäischen Wirtschaftsraum) oder eine internationale Organisation statt.

 

7. Sperrung und Löschung der Daten

Wie lange werden die erhobenen personenbezogenen Daten gespeichert?

Die erhobenen Daten werden vom TV Harheim innerhalb von 6 Monaten gelöscht, wenn feststeht, dass sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden.

Unverzüglich gelöscht werden Sie, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung, auf die eine Verarbeitung gestützt wurde, widerruft oder personenbezogene Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden. Eine Löschung der entsprechenden Daten erfolgt z. B., wenn keine Beitrags-/Zahlungspflicht mehr besteht, oder aufgrund des Widerrufs eines erteilten SEPA-Lastschriftmandats.

 

Eine Löschung erfolgt jedoch zunächst nicht, wenn die Verarbeitung der Daten zu folgenden Zwecken weiterhin erforderlich ist:

• berechtigt bestehende Nachforderung des Mitgliedsbeitrages
• Erfüllung vereins- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (z.B. Handelsgesetz­buch, Abgabenordnung). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre.
• Aufbewahrung aufgrund von gesetzlichen Verjährungsvorschriften: Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuchs und der Verwaltungsverfahrensgesetze der Länder können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.

Zur Anmeldeabwicklung für Angebote im Rahmen des zweckgebundenen Vereinsangebots greifen wir auf die Dienste des folgenden Anbieters zurück:

Code Piraten GmbH
Am Ruhmbach 44
45149 Essen

Deren Datenschutzerklärung ist hier nachzulesen: https://www.guestoo.de/doku/dsgvo

Sofern Daten lediglich noch zu den vorgenannten Zwecken aufbewahrt werden, ist der Zugriff auf diese Daten eingeschränkt, d. h. sie stehen der Sachbearbeitung in der Regel nicht mehr zur Verfügung (Sperrung). Die Daten sind nicht mehr veränderbar und dienen ausschließlich der Aufbewahrung.

Von Dritten übermittelte Daten, die nicht innerhalb einer Frist von zwölf Monaten überprüft wurden, werden gelöscht.

 

8. Datenschutzrechte

Welche Datenschutzrechte bestehen?

Jede betroffene Person hat in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten im Umfang der Bestimmungen der EU-DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und auf Widerspruch:

 

• Recht auf Auskunft, Art. 15 EU-DSGVO: Die betroffene Person hat nach Art. 15 Abs. 1 das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, hat sie ferner ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die Informationen gemäß Art. 15 Abs. 1 Buchst. a bis h EU-DSGVO.

 

• Recht auf Berichtigung, Art. 16 EU-DSGVO: Sollten die vom TV 1882 Harheim e.V. verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder unter Berücksichtigung der Verarbeitungszwecke unvollständig sein, besteht nach Art. 16 EU-DSGVO das Recht, eine Berichtigung bzw. eine Vervollständigung der personenbezogenen Daten zu verlangen.

 

• Recht auf Löschung, Art. 17 EU-DSGVO: Nach Art. 17 Abs. 1 EU-DSGVO besteht das Recht, eine Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten aus einem der in dieser Vorschrift genannten Gründe unzulässig ist. Eine Löschung kann nicht verlangt werden, sofern die (weitere) Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 EU-DSGVO). Hierbei kommen insbesondere gesetzliche Aufbewahrungspflichten des TV 1882 Harheim e.V. in Betracht. Ein Recht auf Löschung personenbezogener Daten besteht demnach nicht, wenn die im obigen Abschnitt „Auf welcher Rechtsgrundlage und zu welchem Zweck werden die Daten verarbeitet?“ genannten Verarbeitungs­zwecke weiterhin vorliegen oder gesetzliche Regelungen den TV 1882 Harheim e.V. verpflichten, die Daten weiterhin aufzu­bewahren (siehe auch die Ausführungen in Kapitel 7 unter „Wie lange werden die erhobenen personenbezogenen Daten gespeichert?)

 

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 EU-DSGVO: Unter den Voraus­setzungen des Art. 18 Abs. 1 Buchst. a bis d EU-DSGVO hat die betroffene Person die Möglichkeit die Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung) zu verlangen. Dies kann z. B. dann der Fall sein, wenn die betroffene Person die beim TV 1882 Harheim e.V. gespeicherten Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechts­ansprüchen benötigt und diese deshalb noch nicht gelöscht werden sollen.

 

• Wichtiger Hinweis: Einzelfallbezogenes Recht auf Widerspruch, Art. 21 EU-DSGVO: Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den TV Harheim ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt (Art. 6 Abs. 1 Buchst. e EU-DSGVO). Es besteht daher das Recht gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, sofern bei der betroffenen Person Gründe vorliegen, die sich aus ihrer besonderen persönlichen Situation ergeben. Die Gründe sind nachzuweisen.

In der Regel liegen jedoch beim TV 1882 Harheim e.V. zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, weshalb trotz eines Widerspruchs eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch den TV 1882 Harheim e.V. erfolgen darf.

Sofern die Verarbeitung der Daten auf eine erteilte Einwilligung gestützt wird, kann diese jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungs­erklärungen, die vor der Geltung der EU-DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, dem TV 1882 Harheim e.V. gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf der Einwilligung lässt die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten unberührt.

 

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 EU-DSGVO besteht gegenüber dem TV Harheim nicht, da die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 20 Abs. 3 Satz 2 EU-DSGVO für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist.

 

Besteht ein Recht auf Beschwerde?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichts­behörde (Art. 77 EU-DSGVO).

 

Gibt es für die betroffene Person eine Pflicht zur Bereitstellung ihrer Daten

Wenn eine Person an den Übungsangeboten des TV 1882 Harheim e.V. teilnehmen will oder als Beschäftigter (siehe Fußnote 1) tätig werden will, besteht eine Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten.

 

Welche möglichen Folgen hat es, wenn die betroffene Person der Verpflichtung zur Bereitstellung nicht nachkommt?

Bei Nicht-Bereitstellung der Daten kann die betroffen Person nicht Mitglied bzw. Beschäftigter (siehe Fußnote 1) werden.

 

In wieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung oder findet Profiling statt?

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling gemäß Art. 22 EU-DSGVO findet beim TV Harheim nicht statt. Auch Wahrscheinlichkeits- oder Scorewerte werden vom TV Harheim nicht erhoben oder gespeichert.

 

9. Schlussbestimmung

Die vorliegende Datenschutzordnung tritt mit der Bestätigung des Vorstandes am 06.05.2018 in Kraft. Änderungen können jederzeit erfolgen. Dies ist am Versionsstand auf der ersten Seite zu erkennen. Vorhergehende Versionen verlieren mit Veröffentlichung auf der Internetseite des TV Harheim ihre Gültigkeit und werden durch die neue Version ersetzt.

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Hinweis: zur Erstellung dieser Datenschutzordnung wurde vor allem folgende Literatur herangezogen:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (2018). Datenschutz im Verein nach der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO). Homepage: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de herunter geladen am 15.04.2018)